(Weihnachts-) Geschenke und Compliance

geschenk_1

Große und teure Geschenke, pompöse Essen im 3-Sterne Restaurant und VIP-Einladungen – das war einmal. Viele Unternehmen haben heute strenge Regeln gegen Korruption, die Geschäftsführer und Manager, aber auch Mitarbeiter in mittleren und gehobenen Positionen, fürchten daher noble Präsente und exklusive Einladungen.

Na, haben Sie auch wieder die eine oder andere Flasche Wein zu Weihnachten bekommen? Stapeln sich Präsente auf Ihrem Sideboard? Sind Sie vielleicht gar eingeladen zum Neujahrskonzert nach Wien oder gehen mit einem guten Kunden nach dessen Einladung zu einem Spiel des FC Bayern in eine der VIP-Logen der Allianz Arena?

Ach – was war das früher schön! Da gab es nicht nur ungleich mehr Präsente und Einladungen zu prächtigen Events als heute, man hat sie auch ohne große Bedenken angenommen. Oder schielte neidisch auf die Kiste mit dem feinen und exquisiten Leckereien vom Nobelitaliener um die Ecke, die beim Nachbarn auf dem Schreibtisch stand.

Alles vorbei und Schnee von gestern.

Nettigkeit oder Korruption?

Heute plagt einen schnell das Gewissen: Was nehme und gebe ich, und wenn ja, wie viel? Wann wird Freundlichkeit zu Bestechung und Korruption – oder richtig peinlich, wenn sie publik wird?

Die Angst geht um in deutschen Chefetagen: War es Unternehmen nach deutschem Recht bis 1999 sogar möglich, Bestechungsgelder von der Steuer abzusetzen, weiß heute kaum jemand mehr, wann Firmenpräsente oder Einladungen noch im Rahmen des Erlaubten sind oder wann sie anrüchig werden – gerade jetzt, in der Vorweihnachtszeit.

Aber auch im Rest des Jahres? Wo in früheren Jahren unternehmensinterne Poststellen körbeweise Präsente in die Büros karrten, herrscht nun gähnende Leere. Gehörte die sündhaftteure Cohiba noch vor wenigen Jahren zum standesgemäßen Abschluss eines Geschäftsessens, werden Einladungen zum Essen heute schon mal abgesagt, weil sich durch einen Anruf im 3-Sterne-Restaurant herausstellt, dass das Menü, das anlässlich der Einladung kredenzt werden soll, 250 Euro kostet. Findet das Geschäftsessen doch statt, endet es nicht selten mit getrennten Rechnungen – jeder bezahlt für sich.

Keine konkreten Euro-Limits

Der Grund: Zwar ist klar, dass Unternehmen Geschenke bis zu einem Wert von 35 Euro von der Steuer absetzen können. Ab wann genau das Geben oder Annehmen von Präsenten aber strafbar ist, ist nicht eindeutig geklärt. Konkrete Euro-Limits schreibt das deutsche Recht nicht vor, in jedem Land gelten andere Schenksitten. In letzter Instanz entscheiden Richter oder Staatsanwalt, was angemessen war.

Während Unternehmen in China bei Parteivertretern mit ihren Anliegen meist nur mit teurem Likör und Luxuszigaretten durchdringen und umgekehrt Geschäftspartner brüskiert wären, würden deren Geschenke mit Hinweis auf Antibestechungsrichtlinien abgelehnt, gehen Unternehmen in den USA dazu über, gar nichts mehr zu schenken. Sie empfehlen stattdessen das Versenden von Weihnachtskarten, verbunden mit einer Spende an eine Wohltätigkeitsorganisation. „Damit“, sagt Robby Narcisse, Compliance-Beauftragte des Frankiermaschinen-Herstellers Pitney Bowes, „kann man gar nichts falsch machen“.

Gesetze und Richtlinien

Es ist gesetzlich (Stand Ende 2015) nicht geregelt, ab welchem Wert ein Geschenk in Richtung Bestechlichkeit gehen könnte. Deshalb gelten Geschenke allgemein noch als annehmbar und akzeptabel, wenn sie einen Wert von 20 bis 30 EUR nicht überschreiten.

Wer allerdings auf der sicheren Seite sein will, regelt das Thema Geschenke, Einladungen und Zuwendungen in seinem Unternehmen eindeutig und teilt die Vorschriften allen Mitarbeitern mit.

Beamte oder Angestellte des Bundes dürfen grundsätzlich keine Belohnungen, Geschenke oder Einladungen annehmen. Ausnahmen gelten nur, wenn Vorgesetzte ausdrücklich zustimmen. Minister und Staatssekretäre des Bundes müssen Geschenke melden, die Bundesregierung entscheidet dann individuell nach Vorlage. Gleiches gilt für alle Landesregierungen. Für Beschäftigte im öffentlichen Sektor, also bei Firmen mit Staatsbeteiligung (Landesbanken oder auch die Deutsche Gesellschaft für internationale Zusammenarbeit), gelten vergleichbar strenge Regeln, welche aber nach Bundesländern unterschiedlich sein können.

Zauberwort Compliance

Leider wird das Compliance Management bei vielen Unternehmen nicht konsequent umgesetzt, wie eine Studie in 2015 der Hochschule für angewandte Wissenschaften Würzburg-Schweinfurt zusammen mit dem Unternehmen Recommind zeigte.

Demnach bleibt das Compliance Management in jedem dritten Unternehmen auf halber Strecke stehen: Nur 69 Prozent derer, die Regeln aufgestellt haben, kontrollieren auch, ob sich die Belegschaft daran hält. Und nur 51 Prozent haben sich Gedanken darüber gemacht, was passiert, wenn doch einmal jemand ein zu teures Geschenk annimmt oder macht.

Jeder Vierte nimmt Geschenke an

In 18 Prozent der Unternehmen gibt es gar kein derartiges Regelwerk. Bei der Frage nach den Gründen, weshalb Compliance bisher keine Rolle spielte, wurden vor allem mangelnder Bedarf und mangelnde Ressourcen angeführt. Eine ergänzende Umfrage unter 1000 Arbeitnehmern hat gezeigt, dass lediglich 36 Prozent der Befragten von bestehenden Compliance-Regeln im Unternehmen wissen und sich auch daran halten.

Jeder vierte Arbeitnehmer gab zu, dass es zwar ein Regelwerk gäbe, sich aber aufgrund mangelnder Kontrollen ein eher lockerer Umgang mit bestehenden Vorschriften eingeschlichen habe. 17 Prozent gaben an, dass es in ihrem Unternehmen keine Compliance-Richtlinien gäbe; 23 Prozent konnten sich unter dem Begriff Compliance noch nicht einmal etwas vorstellen.

grafik1

Quelle: Studie „Compliance Readiness in deutschen Unternehmen 2015“, Recommind 2015
Grafik: WIRTSCHAFTScampus

Auf die Frage, ob die Annahme von Geschenken von Kunden, Lieferanten oder anderen Geschäftspartnern am Arbeitsplatz zulässig sei, zeigte sich jeder vierte Befragte völlig bedenkenlos. Immerhin 20 Prozent sahen eine Schmerzgrenze bei einem Geschenkwert von 30 Euro.

Zwar ist die Wertgrenze, die die Annahme von Geschenken von Bestechlichkeit unterscheidet, gesetzlich nicht eindeutig geregelt, doch fallen Präsente im Wert von 20 bis 30 Euro gemeinhin unter akzeptable Aufmerksamkeiten. Jeder Fünfte gab zu, in dieser Frage verunsichert zu sein und würde im Einzelfall seinen Vorgesetzen fragen.

geschenk_2

Tipps und Regeln helfen

Wichtig ist hier die deutliche Unterscheidung, wer von wem was bekommt. Nachfolgend sollen nun einige kurze und prägnante Regeln aufgezeigt werden, mit denen man sich zur schönsten Zeit des Jahres im Bezug auf Geschenke einfach schützen kann.

Für die Auswahl eines Geschenks an Kollegen ist Fingerspitzengefühl gefragt, denn sonst kann das gut gemeinte Geschenk auch falsch interpretiert werden.

  1. Legen Sie in Abstimmung mit den Kollegen Preisgrenzen für die Geschenke fest und halten Sie diese ein, damit es nicht zu Peinlichkeiten von zu teuren oder zu preiswerten Präsenten kommt.
  2. Überlegen Sie sich, was zu Ihrem Kollegen passt. Nehmen Sie Bezug auf seine Hobbys oder Vorlieben. Einen Vorteil hat der, der schon im Laufe der Zeit aufmerksam gelauscht hat, was den Kollegen interessiert oder was er gerne mag. Ein Geschenk soll Freude machen und nicht im Keller verstauben.
  3. Packen Sie das Geschenk mit schönem Weihnachtspapier sorgsam ein.
  4. Eine besondere Note setzen Sie mit einem persönlichen und handgeschriebenen Gruß. Vermeiden Sie allgemeingültige Floskeln.
  5. Ein absolutes Tabu sind Geschenke, die den Beschenkten diskreditieren, anzüglich sind oder solche, die Anspielungen verursachen. Ein No Go ist zum Beispiel ein, wenn auch hochwertiges Shampoo für den eher ungepflegten Kollegen.
  6. Wer einem bestimmten Kollegen etwas schenken möchte, weil er ihn im vergangenen Jahr besonders unterstützt hat, kann das natürlich machen, ohne gleich alle anderen Mitarbeiter zu bedenken. Dann sollten Sie das Präsent an diesen Kollegen unter vier Augen übergeben und sich für seine Arbeit freundlich bedanken.

Kurz vor Weihnachten kommen häufig in verschiedenen Abteilungen der Unternehmen Geschenke von Kunden und Lieferanten an. Oft geht es dabei nicht nur um eine Flasche Wein, sondern zum Beispiel um Einladungen in eine VIP Lounge von Veranstaltungen.

Solche gut gemeinten „Gaben“ sind heute nicht mehr in jedem Unternehmen gern gesehen, sondern sogar verboten. Gerade große Betriebe haben sich Verhaltensrichtlinien, sogenannte „Codes of Conducts“ oder „Compliance-Regeln“ auferlegt, um nicht in den Verdacht der Bestechlichkeit zu geraten. Hier ist vor allem wichtig, sich an diese, vom Unternehmen vorgegebenen Regeln zu halten. Allgemein gilt:

  1. Geschenke müssen, aus rechtlicher Sicht, sozial angemessen sein. Als Faustregel sollte man sich fragen, ob man einem Dritten bedenkenlos von dem Geschenk erzählen würde, ohne ein schlechtes Gewissen zu haben.
  2. Um Zweifel an der Unbedenklichkeit erst gar nicht aufkommen zu lassen, ist es erforderlich, sich das Geschenk von seinem Vorgesetzten genehmigen zu lassen.
  3. Um eben diese Zweifelsfragen nicht entstehen zu lassen, haben viele Unternehmen eine Wertgrenze für Geschenke festgelegt. Daran müssen sich alle Mitarbeiter halten.
  4. Sollten Sie dennoch einmal in die Verlegenheit kommen, ein Geschenk zu bekommen, das Sie nicht annehmen dürfen, bedanken Sie sich höflich und erklären Sie, dass Sie es nicht annehmen dürfen. Inzwischen sind viele Unternehmen mit den Compliance-Regeln vertraut und akzeptieren diese Ablehnung.
  5. Diese Aspekte beachten Sie selbst auch immer dann, wenn Sie etwas verschenken.
  6. Bevor Sie auf Ablehnung stoßen, kommt manchmal ein handgeschriebener, mit persönlichen Worten verschickter Gruß besser an, als ein Geschenk, das in einem Schrank verschwindet oder gar nicht angenommen werden darf.

Berücksichtigt man diese Regeln, so steht einem ruhigen und schönen Weihnachtsfest nichts mehr im Wege. Genau dies wünschen wir Ihnen zusammen mit einem guten Rutsch in das neue Jahr 2016!

Quellenangaben:
Studie „Compliance Readiness in deutschen Unternehmen 2015“, Recommind 2015
Artikel „Compliance-Richtlinien – Bei Geschenken herrscht große Unsicherheit“, Wirtschaftswoche 2015
Artikel „Die Angst der Manager vor Weihnachten“, Claudia Rei-schauer , Wirtschaftswoche 2011
Blogbeitrag „2 Mal 6 Tipps für Weihnachtspräsente“ , Simone Janson, Berufsbilder.de 2015

Wenn Sie sich für eine Ausbildung im Bereich Compliance interessieren, finden Sie bei uns die Fernlehrgänge zum Certified Compliance Officer und zum Certified Chief Compliance Officer.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.